Creartísimo · Yolanda
Cómo implementar un sistema al que le puedes preguntar: requisitos, fuentes y pasos
Guardar información y encontrarla a tiempo son problemas distintos. Un negocio puede tener años de datos y aun así no saber, un martes por la tarde, qué clientes escribieron y siguen sin respuesta.
Implementar la consulta en lenguaje normal significa decidir qué preguntas hace la dirección con más frecuencia, de dónde sale cada respuesta y quién puede verla. Esta guía recorre lo que hace falta antes de empezar, los pasos y cómo se comprueba que el sistema responde bien.
Qué hace falta antes de empezar
Una lista corta de preguntas que se repiten en la oficina, por ejemplo cuántas citas hay hoy o qué conversaciones quedaron abiertas. Una persona de tu lado que conozca los datos y pueda decir si una respuesta es correcta. Y acceso a las fuentes donde esa información ya vive: la agenda, los chats del negocio, las ventas.
Pasos de la implementación
Se elige un grupo pequeño de preguntas. Para cada una se define la fuente y se confirma que el dato exista y esté actualizado. Luego se conectan solo esas fuentes, se asigna qué rol puede preguntar qué y se prueba por el canal que usará tu equipo, sea WhatsApp, ChatGPT o Claude. Al final se amplía la lista.
Permisos antes que comodidad
Que cualquiera pueda escribir una pregunta no significa que cualquiera pueda ver cualquier dato. Cada persona consulta lo que corresponde a su puesto y su sucursal. Los permisos se escriben antes de abrir el acceso y se revisan cuando alguien cambia de función.
Qué acciones puede ejecutar
Preguntar y actuar son dos niveles. Al inicio conviene dejar solo la consulta. Cuando las respuestas ya son confiables, se habilitan acciones puntuales, como reprogramar una cita o crear un recordatorio, con confirmación humana cuando el efecto no se puede deshacer.
Prueba de aceptación
Con las preguntas reales se compara lo que responde el sistema contra lo que muestran las fuentes. Cada respuesta debe indicar de dónde sale y con qué fecha. Si falta información, lo correcto es que lo diga en lugar de inventar un número. Se entrega cuando esa comparación coincide en todas las preguntas del piloto.
Preguntas frecuentes
¿qué preguntas conviene empezar a hacerle a mi sistema?
Empieza por las que tu equipo ya se hace todos los días y hoy cuestan varios clics: cuántas citas hay hoy, quién escribió y no recibió respuesta, qué ventas entraron esta semana. Lo ideal son entre cinco y diez preguntas con dueño y fuente claros. Con ese grupo se prueba la calidad antes de ampliar. Preguntas vagas, como «cómo va todo», se dejan para una segunda etapa.
¿necesito ordenar mis datos antes de implementarlo?
No hace falta tenerlo perfecto, pero sí saber cuál es la fuente que manda cuando dos dicen cosas distintas. En el mapeo inicial se detectan duplicados, campos vacíos y datos sin responsable, y se acuerda con tu equipo una versión mínima ordenada. Si una fuente está demasiado desordenada, se deja fuera del piloto hasta limpiarla, para que las primeras respuestas generen confianza.
¿por dónde puede preguntar mi equipo?
Por el canal que ya usa. Yolanda se puede consultar desde WhatsApp, Telegram, ChatGPT o Claude, y también desde el panel. La elección depende de quién pregunta: un gerente en la calle suele preferir el celular, y una persona de análisis puede preferir ChatGPT o Claude. El canal se define en el alcance, junto con los permisos de cada usuario.
¿puede el sistema ejecutar cambios o solo responder?
Puede ambas cosas, pero se habilitan por separado. Primero se valida que responda bien. Después se activan acciones concretas, cada una con su permiso, y se deja confirmación humana en las que afectan a un cliente o a dinero. Qué acciones entran en tu implementación se lista por escrito, y lo que no esté en esa lista el sistema no lo ejecuta.
¿cómo sé que está listo para usarlo en serio?
Cuando las preguntas del piloto, hechas por las personas que las harán de verdad, devuelven la misma información que las fuentes, citan su origen y reconocen cuándo no tienen el dato. Esa prueba la hace tu responsable junto a nosotros antes de la entrega. Si una respuesta falla, se corrige la conexión o el permiso y se repite la prueba.
Quién lo implementa
Creartísimo es una empresa de Panamá (Creartísimo, S.E.P., Registro Público folio N.º 155790759) con Creartisimo LLC en Estados Unidos, proveedor de tecnología de WhatsApp de Meta. Entra en la operación, adapta Yolanda a los procesos reales de la empresa y capacita al equipo en español. Yolanda también se usa desde ChatGPT y Claude como conector.
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