Creartísimo · Yolanda
Cómo implementar multi-sucursal en Yolanda: requisitos y pasos
Poner varias sedes en un mismo sistema falla cuando se empieza por la herramienta y no por el acuerdo. Si una sede llama «cita» a la reserva y otra a quien ya llegó, cualquier tablero mostrará números que no se pueden comparar.
Esta guía ordena los requisitos, el orden de los pasos y la prueba final para que cada sucursal trabaje a su manera dentro de reglas comunes. En la documentación aparece como disponible, pero antes de decidir conviene ver en vivo qué opera hoy con dos sedes.
Requisitos previos
La lista de sedes con dirección, horario y responsable. Una persona de dirección que decida las definiciones comunes. Un número de WhatsApp en la API oficial, o varios si las sedes funcionan casi como negocios separados. Y un acuerdo temprano sobre qué ve cada usuario, porque los permisos se asignan desde el inicio.
Definiciones comunes
Se escribe una frase por estado: cita agendada, cita atendida, no asistió y venta cerrada. Se aplican igual en todas las sedes. Lo propio de una sucursal, como un servicio que solo ella ofrece, se anota como excepción en vez de crear otra manera de contar.
Agenda y atención por sede
Cada sede carga sus horarios, su personal y sus servicios. El asistente le pregunta la sede al cliente, ofrece solo las horas libres de esa agenda y avisa al equipo correspondiente. Lo que no logra clasificar cae en una lista general para que una persona lo reparta.
Usuarios y permisos
Cada gerente recibe acceso a su sede y la dirección ve todas. Se crea una clave por usuario y se revisa quién entra a qué antes de empezar. Así nadie consulta datos de otra sucursal por accidente.
Prueba de aceptación
Se agenda una cita de prueba en dos sedes, se cancela una, se envía un mensaje que no se pueda clasificar y se comprueba que cada resultado aparezca donde corresponde. Después se revisa con los responsables una semana de datos reales antes de usar el reporte para decidir.
Preguntas frecuentes
¿qué necesito para poner varias sucursales en un solo sistema?
Necesitas la lista de sedes con horarios y responsables, un número de WhatsApp conectado a la API oficial y un acuerdo sobre qué significa cada estado: agendada, atendida, no asistió y vendida. Sin ese acuerdo, el sistema recopila datos que no se pueden comparar. También ayuda nombrar a una persona de dirección que resuelva las dudas durante las primeras semanas.
¿se puede empezar con una sola sede y sumar las demás después?
Sí, y suele ser lo más prudente. Se arranca con la sede que tenga la agenda más ordenada, se ajustan las definiciones con casos reales y luego se replica el esquema en las demás. Así los errores se corrigen una vez. Eso sí, conviene dejar desde el principio los nombres de estados que servirán para todas, o habrá que rehacer los reportes.
¿cómo se reparten los permisos entre gerentes y dirección?
Los permisos salen del usuario. El gerente de una sucursal consulta la agenda y los chats de su sede; la dirección compara todas. Se define por escrito quién puede ver, quién puede cambiar una cita y quién puede exportar datos. Esa lista se revisa cuando entra o sale alguien del equipo, para que ningún acceso quede abierto sin motivo.
¿qué pasa si una sede trabaja distinto a las demás?
Se documenta como excepción local. La sede conserva su manera de operar, pero registra los mismos estados que el resto, de modo que el reporte conjunto siga siendo comparable. Si la diferencia es tan grande que no comparten servicios ni marca, conviene tratarla como un negocio aparte, con su propio número y su propio tablero.
¿cómo se comprueba que la implementación quedó bien?
Con una prueba escrita antes de abrir al público: reservar en dos sedes, cancelar una hora, enviar un mensaje ambiguo y revisar que cada cosa quede en su lugar. Luego se compara una semana de datos reales con lo que dicen los gerentes. Si las cifras no coinciden con la realidad de la sede, se corrige la definición antes de seguir.
Quién lo implementa
Creartísimo es una empresa de Panamá (Creartísimo, S.E.P., Registro Público folio N.º 155790759) con Creartisimo LLC en Estados Unidos, proveedor de tecnología de WhatsApp de Meta. Entra en la operación, adapta Yolanda a los procesos reales de la empresa y capacita al equipo en español. Yolanda también se usa desde ChatGPT y Claude como conector.
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