Creartísimo · Yolanda
Cómo implementar un WhatsApp que atiende y agenda: requisitos y pasos
Quien escribe a un negocio suele querer tres cosas a la vez: saber cuánto cuesta, cuándo lo atienden y dónde queda. Si el flujo olvida alguna, la reserva se enfría y muchas no se concretan.
Esta guía explica qué hace falta para implementar una atención por WhatsApp que también agenda: lo que debe existir antes, el orden de trabajo y la prueba de aceptación. Está documentado como flujo disponible, con un caso real en OptiGlass; conviene confirmar la demostración vigente antes de comprometerlo en tu negocio.
Requisitos de partida
Un número de WhatsApp Business que se pueda conectar a la API oficial, la lista de servicios con sus reglas, los horarios de cada sede y alguien del equipo que decida qué contesta la IA y qué se deriva a gente del equipo. También conviene tener claro qué datos se piden para reservar, y nada más.
Paso 1: preparar servicios y reglas
Se cargan los servicios, la duración de cada cita, los horarios por sede y las condiciones, como cupones o promociones. Lo que se prometa en un anuncio debe coincidir con lo que responde el sistema; si no, el cliente llega con una expectativa que nadie cumple.
Paso 2: consultar disponibilidad
El flujo ofrece horarios reales según la agenda, no inventados, y pide confirmar fecha y hora. En OptiGlass, por ejemplo, el flujo revisa las citas futuras de la persona y contempla reservas hechas para otra persona. Cada negocio tiene excepciones propias que se anotan desde el comienzo.
Paso 3: guardar la cita y definir el relevo
La cita se registra en la base solo cuando existe de verdad: si la IA dice que agendó y no hay registro, esa respuesta se descarta. También se define cuándo entra una persona del equipo, por ejemplo ante una duda que no se puede resolver con las reglas.
Prueba de aceptación
Antes de abrirlo al público, el equipo reserva, cambia y cancela citas escribiendo como lo haría un cliente, con errores de ortografía y horas dichas en lenguaje natural. Se revisa que cada cita quede en la agenda correcta y que los casos raros lleguen a una persona.
Preguntas frecuentes
¿qué necesito para que mi WhatsApp agende citas?
Un número de WhatsApp Business que pueda conectarse a la API oficial, tus servicios con duración y condiciones, los horarios de cada sede y un responsable que defina qué atiende la IA y qué se deriva a alguien del equipo. Según el caso se conserva la app del celular o se usa un número nuevo, y esa decisión se toma al inicio porque afecta cómo se conecta.
¿en qué orden se implementa?
Primero las reglas del negocio: servicios, horarios y promociones. Luego el flujo que consulta disponibilidad y pide confirmar fecha y hora, después el registro de la cita y la regla de cuándo interviene el equipo. Al final se prueba con casos reales. Empezar por el texto de los mensajes antes de definir las reglas lleva a rehacer el flujo.
¿qué pasa si la persona escribe algo que el flujo no entiende?
Las reglas resuelven lo previsible, como elegir sede o proponer horarios, y aguantan errores de escritura comunes. Para preguntas libres se apoya en la información del negocio, y cuando duda o el cliente lo pide, la conversación pasa a una persona. Lo ideal es que esos casos se revisen para mejorar el flujo con el tiempo.
¿puedo agendar para varias sucursales con un solo número?
Sí, el flujo documentado en OptiGlass trabaja con varias sucursales: la persona elige sede y se le ofrecen los horarios de esa sede. Cada sucursal necesita sus propios horarios y reglas cargados. Si cada una atiende distinto, se detalla en la implementación para que el cliente no reciba información que corresponde a otra.
¿cuánto cuesta y cuánto tarda en estar listo?
Depende del número de servicios, de sedes y de lo ordenada que esté tu agenda actual. Cifras y plazos genéricos no se dan: una vez revisada tu operación, el alcance queda por escrito. Los cobros de terceros, como las conversaciones de la plataforma de mensajería, se detallan aparte porque varían con el uso.
Quién lo implementa
Creartísimo es una empresa de Panamá (Creartísimo, S.E.P., Registro Público folio N.º 155790759) con Creartisimo LLC en Estados Unidos, proveedor de tecnología de WhatsApp de Meta. Entra en la operación, adapta Yolanda a los procesos reales de la empresa y capacita al equipo en español. Yolanda también se usa desde ChatGPT y Claude como conector.
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